病院見学の予定を入れたあとに、どうしても日程変更やキャンセルが必要になることがあります。
「実習予定と重なってしまった」
「試験日程が変わった」
「体調不良で行けなくなった」
「急な予定で見学に行けなくなった」
「失礼にならないメールの書き方がわからない」
こういう場面は、意外と多いです。
結論から言うと、病院見学の日程変更やキャンセルが必要になった場合は、わかった時点でできるだけ早く、簡潔かつ丁寧に連絡することが大切です。
無断キャンセルは絶対に避けましょう。
一方で、事情がある場合にきちんと連絡すれば、それだけで大きく印象が悪くなるとは限りません。
この記事では、病院見学の日程変更・キャンセルメールの書き方、例文、注意点を解説します。
この記事でわかること
- 病院見学の日程変更メールの書き方
- キャンセルメールの書き方
- 連絡するタイミング
- 電話した方がよいケース
- 体調不良・実習予定変更・試験日程変更の例文
- 避けたいNG対応
結論：日程変更・キャンセルは「早めに・簡潔に・丁寧に」連絡する
病院見学の日程変更やキャンセルで大切なのは、以下の3つです。
早めに連絡する
理由を簡潔に伝える
お詫びと感謝を伝える長い言い訳を書く必要はありません。
むしろ、事情を細かく書きすぎると読みにくくなります。
基本は、
お世話になっております。
〇月〇日に病院見学を予定しておりました、〇〇大学医学部〇年の〇〇です。
大変恐縮ですが、〇〇のため、予定していた見学への参加が難しくなりました。
ご調整いただいていたにもかかわらず、申し訳ございません。という形で十分です。
病院見学を申し込むメールの基本を確認したい方は、病院見学のメールの書き方｜医学生向け依頼文・件名・例文を解説も参考にしてください。
日程変更とキャンセルの違い
まず、日程変更とキャンセルは分けて考えましょう。
日程変更
日程変更は、見学する意思はあるけれど、予定していた日程に行けなくなった場合です。
この場合は、可能であれば代替日を提示します。
もし可能でしたら、別日程での見学をご相談させていただけますと幸いです。と書くと自然です。
キャンセル
キャンセルは、見学そのものを取りやめる場合です。
この場合は、無理に代替日を提示する必要はありません。
ただし、将来的に再度見学を希望する可能性があるなら、
また改めて見学の機会をいただける場合には、再度ご相談させていただけますと幸いです。と添えると丁寧です。
いつまでに連絡すべき？
日程変更やキャンセルが必要だとわかった時点で、できるだけ早く連絡しましょう。
特に前日や当日のキャンセルは、病院側の調整にも影響します。
担当者、研修医、指導医、事務の方が見学のために準備してくれていることもあります。
そのため、
- 予定が変わった時点で連絡する
- 前日や当日はメールだけでなく電話も検討する
- 無断キャンセルはしない
ことが大切です。
病院見学前日の準備を確認したい方は、病院見学の持ち物リスト｜医学生が前日に確認すべきものとおすすめ準備品を解説も確認しておきましょう。
電話した方がよいケース
基本はメールで大丈夫です。
ただし、以下の場合は電話も検討しましょう。
- 見学前日
- 見学当日
- すでに集合時間が近い
- 担当者から電話連絡を指定されている
- メールを見てもらえるかわからない
- 体調不良などで急に行けなくなった
電話した場合も、あとから確認用のメールを送ると丁寧です。
先ほどお電話でもご連絡いたしましたが、念のためメールでもご連絡申し上げます。と書けばOKです。
日程変更メールの件名
件名は、一目で内容がわかるようにします。
おすすめは以下です。
【病院見学日程変更のお願い】〇〇大学 〇〇または、
病院見学日程変更のお願い（〇〇大学 〇〇）件名に大学名と名前を入れると、担当者が確認しやすくなります。
日程変更メールの例文
件名：病院見学日程変更のお願い（〇〇大学 〇〇）
〇〇病院
臨床研修センター
〇〇様
お世話になっております。
〇月〇日に病院見学を予定しておりました、〇〇大学医学部〇年の〇〇〇〇と申します。
大変恐縮ですが、大学の実習日程が変更となり、予定しておりました〇月〇日の見学に参加することが難しくなりました。
ご調整いただいていたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。
もし可能でしたら、以下の日程のいずれかで改めて見学をご相談させていただくことは可能でしょうか。
・〇月〇日
・〇月〇日
・〇月〇日
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
〇〇大学医学部〇年
〇〇〇〇
メールアドレス：xxxxx@example.com
電話番号：000-0000-0000
キャンセルメールの件名
キャンセルの場合も、件名で内容がわかるようにします。
【病院見学キャンセルのご連絡】〇〇大学 〇〇または、
病院見学キャンセルのご連絡（〇〇大学 〇〇）キャンセルメールの例文
件名：病院見学キャンセルのご連絡（〇〇大学 〇〇）
〇〇病院
臨床研修センター
〇〇様
お世話になっております。
〇月〇日に病院見学を予定しておりました、〇〇大学医学部〇年の〇〇〇〇と申します。
大変恐縮ですが、都合により、予定しておりました病院見学への参加が難しくなりました。
ご多忙の中、見学の日程をご調整いただいていたにもかかわらず、このようなご連絡となり誠に申し訳ございません。
また機会をいただける場合には、改めて見学をご相談させていただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
〇〇大学医学部〇年
〇〇〇〇
メールアドレス：xxxxx@example.com
電話番号：000-0000-0000
体調不良でキャンセルする場合の例文
件名：病院見学キャンセルのご連絡（〇〇大学 〇〇）
〇〇病院
臨床研修センター
〇〇様
お世話になっております。
本日病院見学を予定しておりました、〇〇大学医学部〇年の〇〇〇〇と申します。
大変恐縮ですが、体調不良のため、本日の見学への参加が難しい状況となりました。
直前のご連絡となり、またご調整いただいていたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。
また改めて見学の機会をいただける場合には、再度ご相談させていただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
〇〇大学医学部〇年
〇〇〇〇
メールアドレス：xxxxx@example.com
電話番号：000-0000-0000
試験日程変更で日程変更をお願いする場合の例文
件名：病院見学日程変更のお願い（〇〇大学 〇〇）
〇〇病院
臨床研修センター
〇〇様
お世話になっております。
〇月〇日に病院見学を予定しておりました、〇〇大学医学部〇年の〇〇〇〇と申します。
大変恐縮ですが、大学の試験日程が変更となり、予定しておりました〇月〇日の見学に参加することが難しくなりました。
ご調整いただいていたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。
もし可能でしたら、別日程での見学をご相談させていただけますと幸いです。
以下の日程であれば参加可能です。
・〇月〇日
・〇月〇日
・〇月〇日
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
〇〇大学医学部〇年
〇〇〇〇
メールアドレス：xxxxx@example.com
電話番号：000-0000-0000
避けたいNG対応
NG例① 無断キャンセル
これは絶対に避けましょう。
病院見学は、病院側が時間を確保してくれています。
無断キャンセルは、印象が悪くなるだけでなく、大学や後輩にも影響する可能性があります。
NG例② 連絡が遅い
キャンセルや日程変更が必要だとわかったのに、連絡を先延ばしにするのは避けましょう。
連絡が遅くなるほど、病院側の調整が難しくなります。
NG例③ 言い訳が長すぎる
事情を説明することは大切ですが、長すぎる言い訳は不要です。
理由は簡潔に伝えましょう。
大学の実習日程が変更となり
体調不良のため
試験日程と重なってしまいこのくらいで十分です。
NG例④ カジュアルすぎる文面
病院見学の連絡では、丁寧な文面を心がけましょう。
すみません、行けなくなりました。
別の日いけますか？のような文面は避けた方がよいです。
再度見学をお願いしてもいい？
日程変更やキャンセルをしたあとでも、再度見学をお願いして問題ありません。
ただし、その場合は、前回の変更やキャンセルへのお詫びを添えましょう。
先日は見学日程をご調整いただいていたにもかかわらず、こちらの都合により参加できず申し訳ございませんでした。
改めて貴院の見学をご相談させていただきたく、ご連絡いたしました。このように書けば、自然です。
見学後のお礼メールも忘れずに
無事に病院見学に参加できた場合は、見学後にお礼メールを送ると丁寧です。
お礼メールは必須ではありませんが、感謝を伝え、見学で印象に残ったことを整理する機会にもなります。
見学後の対応については、病院見学後の比較方法｜初期研修病院を選ぶチェックリストも参考になります。
まとめ：変更やキャンセルは早めに丁寧に連絡する
病院見学の日程変更やキャンセルが必要になった場合は、わかった時点で早めに連絡しましょう。
大切なのは、
- 早めに連絡する
- 理由は簡潔に伝える
- お詫びと感謝を入れる
- 直前なら電話も検討する
- 無断キャンセルは絶対にしない
ことです。
事情があって日程変更やキャンセルをすること自体は、誰にでも起こり得ます。
ただし、そのときの連絡の仕方で印象は変わります。
丁寧に連絡し、必要であれば改めて見学を相談しましょう。
病院見学の準備を整理したい方は、無料ワークシート一覧から、病院見学ワークシートを活用してください。
